- Bądź przygotowany – audytorzy często, zanim przychodzą do Spółki i zaczynają badanie, przesyłają listę dokumentacji do przygotowania przez klienta. W liście umieszczają zestawienie najważniejszych dokumentów, które są im potrzebne na sam start. W najgorętszym okresie audytorskim często harmonogramy są bardzo napięte, w związku z tym zespół który przychodzi do Spółki na badanie musi ten czas spędzić możliwie najbardziej efektywnie. Każde opóźnienie w rozpoczęciu realizacji zadań przez zespół audytorski może powodować znaczne wydłużenie prac, może też odcisnąć swoje piętno na rzetelności i jakości przeprowadzonego audytu. Odpowiednie przygotowanie się do audytu pozwala na uniknięcie niepotrzebnych nerwów po obu stronach, oraz na skupienie się na najważniejszych kwestiach dotyczących Spółki.
- Wykorzystaj obecność biegłego rewidenta – zdarza się że audytorzy przychodzący do Spółki w celu badania sprawozdania finansowego są traktowani jako „zło konieczne”. Natłok obowiązków pracowników działu finansowo - księgowego w Spółce powoduje niekiedy brak chęci do współpracy z audytorem. Tymczasem obecność biegłego rewidenta oraz zespołu audytowego warto wykorzystać i traktować ją raczej jako szansę niż jako przykry obowiązek. Trzeba zaznaczyć że biegły rewident jest osobą z dużą ekspercką wiedzą w wielu dziedzinach funkcjonowania przedsiębiorstwa, często z dużą praktyką, nabytą poprzez poznawanie mechanizmów i rozwiązań funkcjonujących w wielu spółkach z różnych branż, zazwyczaj jest dobrze zaznajomiony również z branżą, w której prowadzi działalność badana Spółka. Warto skorzystać z szerokiej wiedzy biegłego rewidenta i zasięgnąć pomocnej opinii dotyczącej wątpliwości w zakresie choćby kwestii księgowych, finansowych, czy efektywności kontroli wewnętrznych funkcjonujących w jednostce. Audytorzy mogą być ostatnią przystanią chroniącą Spółkę przed ewentualnymi nieprawidłowościami wykrytymi podczas kontroli urzędu skarbowego, czy innych instytucji kontrolnych Państwa.
- Okaż gościnność – nie jest to najważniejszy aspekt obecności audytora w siedzibie Spółki, ale dla niektórych może być nadspodziewanie istotny. Zapewnienie osobnego pomieszczenia, w którym biegły rewident oraz zespół badający będą mogli w spokoju przeprowadzać swoje prace wydaje się niezbędne. Do tego jest część czynników które mogą wpłynąć na pozytywną, konstruktywną atmosferę i są wynikiem również dobrej kultury organizacyjnej badanej firmy. Warto zapewnić zespołowi audytowemu choćby dostęp do napojów (ciepłych, zimnych), część firm dostarcza również drobne słodkie przekąski lub nawet zapewnia kanapki czy obiad. Z pewnością finansów Spółki to w sposób znaczny nie uszczupli, a takie dobre traktowanie jest zawsze mile widziane przez audytorów, wpływa na pozytywną atmosferę podczas badania, na jeszcze większą chęć dzielenia się przez nich wiedzą/informacją, czasem na zwiększoną elastyczność w miejscach gdzie jest na to możliwość i nie ma co ukrywać do takiej Spółki audytorzy chętniej wracają na kolejne audyty.
- Zarezerwuj czas na audyt – niezwykle ważną kwestią podczas przeprowadzanego badania sprawozdania finansowego jest to, aby Spółka wyznaczyła osobę, lub osoby do kontaktu z audytorem. Podczas wizyty w Spółce zespół badający zazwyczaj wyraża chęć rozmowy z kluczowymi pracownikami firmy, ważne aby wygospodarowali oni czas dla audytora. Istotnym jest aby pamiętać, że nawet najlepsze przygotowanie dokumentacji o którą audytor prosił jeszcze przed badaniem nie spowoduje że w czasie przeprowadzanego audytu pracownicy działu finansowo – księgowego będą mieli spokój i komfort zupełnego skupienia się na swojej bieżącej pracy. Oczywiście im lepiej Spółka jest przygotowana na sam początek tym mniej będzie pytań, próśb, czy potrzeby wyjaśniania czegoś ze strony audytora, jednak należy wziąć pod uwagę, że audyt za każdym razem wymaga poświęcenia czasu na niego również ze strony pracowników Spółki lub wyznaczonego pracownika. Gdy kontakt z audytorem i odpowiedzi na prośby zespołu audytującego są na odpowiednim poziomie wtedy można być z dużą dozą prawdopodobieństwa przekonanym że audyt zostanie przeprowadzony sprawnie, oraz rzetelnie.
- Dbaj o terminy w wymianie i przekazywaniu dokumentów – terminowość jest istotnym czynnikiem większości audytów. Przy standardowym badaniu sprawozdania finansowego zazwyczaj zarówno terminy wykonania prac jak i dostarczenia przez Spółkę kompletu danych finansowych są określone w umowie. Terminy te są kluczowe dla prawidłowego zaplanowania prac. Nawet niewielkie opóźnienie zarówno ze strony Spółki, jak i audytora może rodzić problemy. Ważne aby Spółka była tego świadoma i wywiązała się terminowo ze swojej części zadań. Po szczęśliwym zakończeniu prac związanych z audytem następuje wyczekiwany moment wymienienia się dokumentami między spółką a audytorem. Tutaj termin przekazania audytorowi podpisanych dokumentów jest również niezwykle istotny, gdyż biegły rewident nie może przekazać swojego raportu/sprawozdania z badania zanim nie otrzyma ostatecznych podpisanych przez Zarząd i zatwierdzonych wcześniej przez biegłego dokumentów od Spółki. Jeżeli Spółce zależy na terminowej publikacji sprawozdania wraz opinią biegłego rewidenta (w przypadku spółek giełdowych), lub terminowym złożeniu sprawozdania z opinią biegłego rewidenta do odpowiednich, wymaganych przepisami, instytucji, musi mieć kontrolę nad własną terminowością na każdym etapie realizacji umowy z audytorem.
5 zasad dobrych praktyk współpracy z audytorem
dnia: 2018-10-22 12:46:57
Cykle: O pracy biegłego rewidenta
Współpraca Spółki z audytorem układa się często bardzo różnie i zależy to od różnych czynników. Przedstawiamy jednak Państwu 5 prostych zasad które pozwolą przybliżyć się do tego aby współpraca ta była możliwie jak najlepsza, a przy okazji efektywna: